Onkostenvergoeding voor vrijwilligers

Maak afspraken met vrijwilligers over de onkosten die je wilt vergoeden (bv reis-/telefoonkosten) en/of de vrijwilligersvergoeding die je biedt. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn. Je bent niet verplicht om een vergoeding te bieden als daar geen afspraken over zijn gemaakt.

Hoeveel vergoeding?

Als vrijwilligersorganisatie wil je ervoor zorgen dat jouw vrijwilligers geen geld toe hoeven te leggen op het werk dat ze doen. Maken ze toch kosten, dan kun je hen een onkosten- of vrijwilligersvergoeding aanbieden. Je bent niet verplicht om een vergoeding te bieden.

In dit stuk lees je wat het verschil is tussen een onkostenvergoeding en een vrijwilligersvergoeding en hoe je deze kosten het beste in je aanvraag kunt zetten.

Onkostenvergoeding

Een onkostenvergoeding is een vergoeding van de kosten die een vrijwilliger daadwerkelijk en aantoonbaar maakt voor het vrijwilligerswerk. Denk hierbij aan reiskosten, het kopje koffie buiten de deur met de deelnemer of de werkhandschoenen die de vrijwilliger zelf heeft aangeschaft. Het is belangrijk dat je kunt aantonen dat de vrijwilliger de kosten ook echt heeft gemaakt. Dit doe je met behulp van administratieve bewijzen zoals bonnetjes en een declaratieformulier. In je boekhouding neem je op dat je een onkostenvergoeding hebt verstrekt.

Geen maximumbedrag
De onkostenvergoeding dekt alleen de daadwerkelijk door de vrijwilliger gemaakte kosten. Daarmee zit er ook geen maximum aan de onkostenvergoeding die de vrijwilliger kan ontvangen. Ook hoeft er over de onkostenvergoeding geen belasting te worden betaald, maar dit geldt alleen als het bedrag van deze vergoeding gelijk is aan de kosten die de vrijwilliger heeft gemaakt.

Opnemen onkostenvergoeding in subsidie/fondsenaanvraag
Als je weet dat vrijwilligers kosten zullen maken voor hun vrijwilligerswerk bij jou, en je bent afhankelijk van subsidie of fondsen, dan kun je een onkostenvergoeding opnemen in je aanvraag en begroting. Wees hierin reëel en benoem expliciet dat het gevraagde bedrag wordt gebruikt voor het dekken van de kosten die vrijwilligers voor hun vrijwilligerswerk maken. Voeg eventueel concrete voorbeelden toe.

Vrijwilligersvergoeding

Een klein deel van de vrijwilligersorganisaties werkt met een vrijwilligersvergoeding. Dit is een vaste vergoeding die je de vrijwilliger geeft, bijvoorbeeld per uur, per dag(deel) of per week. Hiermee betaalt de vrijwilliger eventuele reiskosten, telefoonkosten, materialen of bijvoorbeeld het museumbezoek met de buddy. Het voordeel van het geven van een vrijwilligersvergoeding ten opzichte van een onkostenvergoeding is dat je als organisatie geen bewijs van de gemaakte onkosten (bonnetjes, tramkaartjes) hoeft te vragen aan de vrijwilliger. Dit scheelt voor jullie beiden veel administratief werk. In de boekhouding neem je op dat er een vrijwilligersvergoeding is verstrekt, en je bewaart daarvan een bewijs, bijvoorbeeld in de vorm van een declaratieformulier.

Maximumbedragen
Voor de vrijwilligersvergoeding gelden maximumbedragen per uur, maand en jaar die zijn vastgesteld door de Belastingdienst. Voor 2024 is dat € 5,50 per uur (€ 3,25 voor jongeren tot 22 jaar), € 210 per maand en € 2100 per jaar. Let op: geef je een hogere vergoeding, dan kan je als organisatie aangeslagen worden voor premies sociale verzekeringen en belastingen. Bovendien moet je, als je een vrijwilliger meer betaalt dan € 5,50 of € 3,25 per uur, aannemelijk maken dat deze hogere vergoeding geen marktconforme beloning is. Lukt dit niet, dan gelden de normale regels voor de loonheffingen.

Goed om te weten: onder de vrijwilligersvergoeding vallen volgens de Belastingdienst ook de kosten die je als organisatie maakt voor de vergoedingen in natura aan de vrijwilliger, zoals een kerstpakket, verjaardagscadeautje of deelname aan het jaarlijkse uitje. Neem dit dus ook mee in het bedrag voor de vrijwilligersvergoeding in je begroting.

Opnemen vrijwilligersvergoeding in subsidie/fondsenaanvraag
De vrijwilligersvergoeding wordt soms ingezet als een beloning voor het vrijwilligerswerk, maar vanuit de Belastingdienst is de vrijwilligersvergoeding feitelijk een vast bedrag waarmee alle (on)kosten die door of voor de vrijwilliger worden gemaakt worden gedekt. Dit is verwarrend. Vraag je een subsidie aan bij de gemeente Amsterdam, dan zal een vrijwilligersvergoeding doorgaans niet toegekend worden. Een onkostenvergoeding wel. Wij adviseren om een onkostenvergoeding aan te vragen in de subsidieaanvraag, omdat dit duidelijkheid schept over het doel van de vergoeding, en geen associaties heeft met een beloning.

Afspraken over de vergoeding

Maak altijd duidelijke afspraken met vrijwilligers over welke onkosten je vergoedt en/of over de hoogte van de vrijwilligersvergoeding die je biedt. Zorg dat de regels voor alle vrijwilligers hetzelfde zijn, of dat duidelijk is waarom er verschil is in het al dan niet verstrekken van een onkosten- of vrijwilligersvergoeding aan een vrijwilliger in je organisatie.

NB: Bovengenoemde teksten zijn richtlijnen, de werkelijke toets ligt bij de Belastingdienst. We doen een nadrukkelijk beroep op logisch en correct financieel handelen. Zie voor meer informatie over vergoedingen en belasting de website van de Belastingdienst.

Uitkering & vrijwilligerswerk

Krijgt iemand een uitkering en daarnaast een vergoeding voor vrijwilligerswerk? Dan verandert de hoogte van de uitkering niet als de vrijwilligersvergoeding niet hoger is dan het wettelijke maand of jaarbedrag. Komt het totaal boven het maximum uit, dan vervalt de vrijstelling (voor de rest van het jaar), alles wat die persoon nog krijgt wordt daarna gezien als inkomen. En dit kan dus wél gevolgen voor de uitkering hebben. Iemand met een WW-uitkering moet sowieso altijd eerst toestemming vragen aan het UWV voor het doen van vrijwilligerswerk. Voor mensen met een WIA-, Wajong-, WAO- of Ziektewetuitkering is dat niet verplicht, maar wordt wel aangeraden om vooraf te overleggen met het UWV.