Privacyverklaring VCA

Vrijwilligers Centrale Amsterdam respecteert de privacy van haar klanten en bezoekers en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die jij ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Doeleinden voor verwerking

Je persoonsgegevens kunnen verwerkt worden voor verschillende doeleinden. De verschillende doeleinden zijn de volgende:

• Aanvraag informatie

Als jij interesse hebt in het aanbod van VCA, dan kun je op onze websites, telefonisch of schriftelijk informatie aanvragen, die wij je vervolgens per mail en/of post toesturen. Wij vragen je daarvoor om jouw naam, adresgegevens en e-mailadres. Tevens vragen wij je jouw telefoonnummer door te geven, zodat onze medewerker contact met je kan opnemen.

• Nieuwsbrief

Via de website van VCA kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief. Wij verwerken daarvoor je naam en e-mailadres.

• Diensten

Wanneer jij besluit gebruik te maken van diensten en producten van VCA, verwerken wij in ons systeem jouw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. De gegevens worden verwerkt ten behoeve van de het opstellen contract(en) en het opstellen van de facturen.

• Financiële administratie

VCA is wettelijk verplicht om wanneer zij jou een factuur stuurt deze factuur te bewaren. Datzelfde geldt voor de verkoopovereenkomst. Ten behoeve van het opstellen van de verkoopovereenkomst en de factuur worden jouw naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer verwerkt.

• Contact

Wanneer jij wilt dat VCA contact met jou opneemt, kun je een mail sturen of ons bellen. Om te kunnen antwoorden verwerken wij jouw naam, uw adres, uw e-mailadres en jouw telefoonnummer.

• Bemiddeling

Wanneer jij gebruik wil maken van onze vacaturenbank, om op een vacature te reageren of  een open sollicitatie stuurt, worden jouw gegevens opgeslagen in ons systeem. Tot die gegevens behoort jouw naam, postcode, telefoonnummer en e-mailadres. Daarnaast kun je aanvullende gegevens over jezelf invullen. Mocht je zelf jouw CV willen uploaden, dan zijn ook deze gegevens online beschikbaar.

• Klacht

Wanneer jij een klacht indient per mail of telefonisch verwerken wij jouw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres om de klacht in behandeling te nemen.

 

Rechtsgronden voor verwerking

VCA verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van tussen jou en haar gesloten overeenkomst(en), ten behoeve van een wettelijke verplichting, in het kader van de behartiging van gerechtvaardigde belangen en/of op grond van door jou gegeven toestemming of wettelijke plicht. In het hiernavolgende overzicht zie je welke rechtsgrond welk doeleinde voor de verwerking van jouw persoonsgegevens rechtvaardigt.

Bewaartermijnen

VCA hanteert de volgende bewaartermijnen:

Informatie verzoek	30 dagen na het laatste contact
Nieuwsbrief	Tot afmelding
Dienst	5 jaar na laatste klantcontact
Financiële administratie	7 jaar
Klacht	30 dagen na afhandeling klacht
Contactformulier	30 dagen na afhandeling
Aanvragen vrijwilligerswerk	1,5 jaar na laatste gebruik vacaturebank

 

Personen kunnen tussentijds een verzoek tot verwijderen indienen. Dit gebeurt dan binnen 2 werkdagen.

VCA verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor haar eigen doeleinden. Zij maakt bij de verwerking wel gebruik van derden (verwerkers) die op basis van hun taak eveneens te maken hebben met jouw persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die je ons toevertrouwt en nemen passende, technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot je  gegevens.

De website van VCA voldoet aan hoge kwaliteitsnormen. De website draait op een webhosting die ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd is. Dit certificaat is uitgegeven voor het voldoen aan de normering voor internationale informatiebeveiliging. Daar bovenop is ook een Web Application Firewall geïmplementeerd als extra beveiliging laag. Alle verstuurde gegevens tussen gebruiker en webserver worden via een veilige SSL verbinding verstuurd.

Het CRM en ERP systeem zijn GDPR compliant. Dit betekent dat de systemen aan de hoogste kwaliteits- en veiligheidsnormen voldoen en worden continu geüpdatet. Alle systemen zijn beschermd door een high-end firewall, als extra beveiliging laag.

Inzage, correctie en recht van verzet

Als jouw gegevens bij VCA bekend zijn, heb je, na schriftelijk verzoek, de mogelijkheid jouw persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door VCA verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kun jij VCA schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen. Ook kun je VCA verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen en kun jij de eventuele toestemming die jij voor verwerking van jouw persoonsgegevens gegeven hebt, intrekken. Wanneer jij niet benaderd wilt worden met informatie over producten en diensten van VCA kun je dat uiteraard ook aan ons laten weten. Jouw verzoek(en) zullen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na ontvangst worden behandeld door VCA.

Je kunt jouw schriftelijke verzoeken sturen via mail aan onze functionaris gegevensbescherming:

Vrijwilligers Centrale Amsterdam, amsterdam@vca.nu

Indien jij het niet eens bent met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en jij komt met ons niet tot een oplossing, dan heb je de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je klacht kun je sturen naar:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ  DEN HAAG 

Aanpassingen privacy statement

Aangezien jouw privacy bij VCA van groot belang is en de regelgeving continu in ontwikkeling is, behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen uiteraard ook op deze website worden gepubliceerd.

 

November 2018

Download hier de privacyverklaring in pdf.