Uit het oog, in het hart!

Hoe behoud je je vrijwilligers in coronatijd?

Begin mei verzamelden we tijdens online bijeenkomsten met vrijwilligersorganisaties tips om je oude vertrouwde vrijwilligersploeg en de nieuwelingen te behouden. Voor straks, als we aan de slag gaan met ‘het nieuwe normaal’.

Deze tijd levert vrijwilligersorganisaties naast allerlei problemen ook veel goeds op. Zij zijn in één klap digitaler en flexibeler geworden, denken buiten de gebaande paden en hebben met groot improvisatievermogen en in vliegende vaart projecten op maat ontwikkeld. Nieuwe vrijwilligers hebben frisse energie meegenomen en onverwachte samenwerkingen zijn aangegaan. Een ongekende veerkracht die vraagt om verduurzaming.

11 tips voor als je reguliere activiteiten (deels) stilstaan

1. Kijk of je vrijwilligers andere taken op zich willen nemen. Staan je reguliere werkzaamheden stil? Jij kent de behoefte van je doelgroep en weet welke zaken nu blijven liggen. Ga in gesprek met je vrijwilligers en ontdek de behoefte van de vrijwilliger. Zijn er andere werkzaamheden die zij willen verrichten? Willen zij zich tijdelijk inzetten voor een organisatie of initiatief in de buurt? Deel met trots, via de sociale media en nieuwsbrieven, dat jouw vrijwilligers aan de slag zijn in de buurt!
2. Stuur foto’s van de werkvloer naar de vrijwilligers. Hou hen op de hoogte hoe het werk er nu uitziet. Breng in beeld hoe je straks gaat werken. Laat weten hoe belangrijk het vrijwilligerswerk is en wat jullie bereiken. Pols tegelijkertijd of, en hoe mensen weer zin hebben om iets te doen.
3. Laat vrijwilligers meedenken over vraagstukken waar je nu mee bezig bent. Deel je ervaringen en vraag om tips en ideeën voor nu en voor de toekomst. Meedenken = meedoen.
4. Er zijn nu vrijwilligers beschikbaar die anders lastig te vinden zijn. Vrijwilligers die zich in deze tijd aanbieden hebben zeer nuttige kwaliteiten. Grijp je kans om hen je jaarverslag of fondsaanvraag te laten corrigeren. Maak er een vacature van voor de website van VCA.
5. Tijd voor een tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers. Het levert je nuttige tips en feedback op en houdt de mensen in je team betrokken.
6. Verander (tijdelijk) je dienstverlening. Bedenk een nieuw project, een passend initiatief, vraag je vrijwilligers om aan te sluiten en laat het aan de buitenwereld weten. Zie voorbeelden hieronder.
7. Stel concrete vragen aan je vrijwilligers. Heb je telefonisch contact met vrijwilligers? Stel concrete vragen, die leveren meer op dan: Hoe gaat het met je? Denk aan: Wat ben je aan het doen? Zou je dat kunnen inzetten voor onze club? Wat mis je aan het vrijwilligerswerk? Waar ben je bang voor als we straks weer aan de gang gaan? Heb je tips voor mij? Wat levert deze tijd je op? Wat kan ik voor jou doen? Wil je bij ons aan de slag blijven of iets anders gaan doen?
8. Breng iets langs bij de vrijwilliger thuis. Een bloemetje, een reep chocola. Onder het motto ‘We denken aan jou’.
9. Je kunt een telefonisch spreekuur houden waar jouw vrijwilligers alles kunnen vragen en delen.
10. Creëer een community binnen je vrijwilligersteam. Koppel vrijwilligers aan elkaar zodat zij elkaar kunnen ondersteunen en aandacht geven. Denk bijvoorbeeld aan een telefooncirkel of een appgroep waarin gezamenlijk dingen besproken worden en vragen aan elkaar worden gesteld. Of maak vaste koppels binnen je team.
11. Nieuwe vrijwilligers? Vraag hen hoe ze het werk vinden. Hebben ze tips of ideeën? En vraag zonder blikken of blozen: Hoe kan ik jou in mijn organisatie houden?

Een paar voorbeelden

Van nieuwe projecten die door vrijwilligers worden gedaan:

• Thuis maaltijden koken voor mensen in de buurt (Resto Vanharte)
• Boeken uit de bibliotheek rondbrengen (OBA Bookbikers)
• Kleding brengen aan sollicitanten (Dress for Success)
• Digitale huiswerkbegeleiding (De Thuiswerkstudent van De Kandidatenmarkt)
• Online taalles geven (Amsterdams Buurvrouwen Contact, Praat Nederlands met me)
• Online danslessen (St Dance Connects)

Hoe ga je om met de angst van vrijwilligers om weer te beginnen?

Vrijwilligers bevinden zich soms in de kwetsbare doelgroep. Als ze wat ouder zijn kunnen ze het spannend vinden om weer aan de slag te gaan. Dat kan, geef daar ruimte voor en aandacht aan zodat er begrip en onderling vertrouwen is. Nog een paar tips die hierin kan ondersteunen:

• Neem vrijwilligers mee in het proces van verantwoord en veilig vrijwilligerswerk. Benoem wat er speelt. Op de website van NOV staan protocollen.
• Je kunt een filmpje maken met de stappen die jullie nemen om ervoor te zorgen dat iedereen straks weer veilig aan de slag kan. Of om bijvoorbeeld nieuwe looproutes en werkwijzen toe te lichten.
• Houd verbinding, laat de kansen zien. Maak heldere afspraken. Zo kan een vrijwilliger kiezen of hij of zij zich aan deze deal wil conformeren.

Persoonlijk advies nodig?

VCA is er voor alle vrijwilligersorganisaties in de stad, om te helpen bij vragen rondom vrijwilligerswerk. Kijk voor een adviseur in jouw stadsdeel op deze website.